PRAHA (2. října) Transparentnější nábor, jasnější systém hodnocení práce, nové informační povinnosti vůči zaměstnancům i sledování rozdílů v odměňování. Evropská směrnice o transparentnosti odměňování přinese řadu změn i pro vodárenské společnosti. Jak se na ně připravit, jaké nástroje k tomu nabízí Ministerstvo práce a sociálních věcí a jak může proměna systému odměňování vypadat v praxi, ukázal seminář Aktuální trendy a nástroje rovného odměňování, který SOVAK ČR uspořádal 24. září v Praze.

Seminář navázal na téma, kterému se SOVAK ČR věnoval již na jaře letošního roku ve svém časopise, a propojil výklad připravované legislativy s konkrétními nástroji Ministerstva práce a sociálních věcí a zkušenostmi vodárenské společnosti. Vystoupily Mgr. Lada Wichterlová, Bc. Lenka Pejchalová a Mgr. Kristýna Pospíšilová z projektu Rovná odměna Ministerstva práce a sociálních věcí a Ing. Zdeněk Procházka, LL.M., ekonomický náměstek společnosti Vodovody a kanalizace Vyškov, a. s.

Předsedkyně Komise lidských zdrojů SOVAK ČR Mgr. Iva Librová, MBA, z VODÁRENSKÉ AKCIOVÉ SPOLEČNOSTI, a. s., na úvod semináře připomněla, že komise chce obdobná aktuální témata otevírat i v budoucnu a reagovat přitom na praktické potřeby členů spolku.

Nové povinnosti budou nabíhat postupně

Evropská směrnice 2023/970 má posílit zásadu stejné odměny žen a mužů za stejnou práci nebo za práci stejné hodnoty. Vedle samotné rovnosti klade důraz na transparentnost odměňování a na možnost zaměstnanců zjistit, podle jakých pravidel jsou odměňováni.

Jak upozornila Mgr. Wichterlová, česká transpozice nebyla v době konání semináře dokončena. „V tuto chvíli pořád říkáme: pozor, ještě nemáme definitivní změny. V rámci návrhu zákona může dojít k pozměňovacím návrhům a k úpravám,“ uvedla. Záměrem MPSV je přitom podle prezentovaných informací co nejjednodušší transpozice bez zbytečné administrativní zátěže nad rámec požadavků směrnice. 

Nové povinnosti mají nabíhat postupně. Od 1. ledna 2027 by se měla hlavní část změn týkat zejména transparentnosti při náboru, nastavení systémů odměňování a pravidel týkajících se mlčenlivosti o odměně. Od roku 2028 mají následovat informační povinnosti vůči zaměstnancům a reporting rozdílů v odměňování u zaměstnavatelů s nejméně 150 zaměstnanci. Pro firmy se 100 až 149 zaměstnanci se má reportovací povinnost uplatnit od roku 2031.

Nestačí mít mzdy, je potřeba mít systém

Jedním z hlavních úkolů bude vytvoření přehledného systému odměňování. Zaměstnavatelé budou muset rozdělit jednotlivé práce do skupin podle jejich hodnoty a popsat, jakým způsobem jsou zaměstnanci odměňováni, jaké složky odměny používají a podle jakých pravidel stanovují jejich výši.

Zásada stejné odměny za stejnou práci nebo práci stejné hodnoty přitom není v českém zákoníku práce novinkou. Nová úprava ale výrazně posílí požadavek, aby byl zaměstnavatel schopen svůj systém popsat, doložit a vysvětlit.

Při hodnocení se neposuzuje konkrétní zaměstnanec, ale samotná pracovní pozice. Rozhodující mají být především složitost, odpovědnost a namáhavost práce a v relevantních případech také pracovní podmínky. Do jedné skupiny prací stejné hodnoty se proto mohou dostat i rozdílné profese, pokud při objektivním hodnocení dosáhnou srovnatelné hodnoty.

Neznamená to však, že všichni zaměstnanci v jedné skupině musejí dostávat stejnou výslednou odměnu. Rozdíly mohou být nadále odůvodněny například individuálním výkonem nebo pracovními výsledky. Zaměstnavatel však musí být schopen jejich příčinu objektivně vysvětlit.

Transparentnost začne už při náboru

Výrazná změna se dotkne také přijímání nových zaměstnanců. Uchazeč má ještě před uzavřením pracovní smlouvy získat prokazatelnou informaci o minimální výši odměny a dalších relevantních peněžitých plněních nebo plněních peněžité hodnoty.

Konkrétní forma podle prezentovaných informací stanovena být nemá. Jednou z možností je uvést odměnu již v pracovním inzerátu. Pokud ji zaměstnavatel sdělí například během pohovoru nebo telefonicky, měl by být schopen doložit, že uchazeč informaci skutečně dostal. „Naše doporučení je: oznamujte to uchazečům co nejdřív, aby věděli, co očekávat, a mohli vyjednávat,“ uvedla Mgr. Wichterlová. Pokud zaměstnavatel informaci sděluje například telefonicky, doporučila zároveň zajistit její prokazatelnost, například následným e-mailem.

Současně se zaměstnavatelé nebudou smět uchazečů ptát na jejich současnou nebo předchozí odměnu.

Od roku 2028 mají zaměstnanci získat také širší právo na informace o odměňování ve své skupině prací stejné hodnoty. Nepůjde o zjišťování mzdy konkrétního kolegy, ale například o průměrnou úroveň odměňování žen a mužů v dané skupině.

Audity odhalily slabá místa

Na zkušenosti zaměstnavatelů se zaměřila Bc. Pejchalová z projektu Rovná odměna. Jeho součástí jsou mimo jiné analýzy odměňování a audity, které kombinují práci s daty, dokumenty zaměstnavatele, dotazníky a rozhovory s vedením, HR nebo odborovou organizací.

Pilotní program třiceti auditů u zaměstnavatelů různých velikostí a z různých částí republiky ukázal několik opakujících se problémů. Firmy jsou často přesvědčeny, že odměňují férově, samotná deklarace ale nestačí. Pravidla musejí být jasně nastavena, používána v praxi a doložitelná. 

„Deklarace je jedna věc. Na ni potom musí navázat pravidla a nastavený systém. Zaměstnavatel by měl být schopen pravidla dobře obhájit, dobře je komunikovat a mít data a dokumenty, kterými doloží, že je skutečně plní tak, jak si je nastavil,“ shrnula Bc. Pejchalová jeden z hlavních poznatků auditů.

Často také nastává situace, kdy určitá pravidla existují, ale zaměstnanci je neznají nebo jim nerozumějí. Transparentnost proto nespočívá pouze ve vnitřním předpisu, ale také ve srozumitelné komunikaci.

„I když zaměstnavatelé nějaký systém odměňování a nějaká pravidla mají, dost často o nich zaměstnanci nevědí. Taková nejistota potom může přerůst v nedůvěru, protože systému nerozumějí nebo vůbec nevědí, že nějaký systém existuje,“ upozornila Bc. Pejchalová.

Rizikovou oblastí jsou podle výsledků auditů rovněž individuální mzdová rozhodnutí, zejména u nenárokových a proměnných složek mzdy. Ty bývají méně pevně ukotvené a jejich výše může výrazně záviset na subjektivním rozhodnutí konkrétního vedoucího.

KAHOP pomůže porovnat hodnotu pracovních míst

Jedním z nástrojů připravovaných MPSV je Kalkulačka hodnoty práce (KAHOP). Její fungování představila Mgr. Pospíšilová.

Bezplatný nástroj v prostředí Excelu má zaměstnavatelům pomoci především s vytvořením skupin prací stejné hodnoty. Pozice hodnotí ve čtyřech základních oblastech: znalosti a dovednosti, složitost a namáhavost, odpovědnost a pracovní podmínky včetně negativních vlivů práce.

Hodnocení by přitom nemělo být rozhodnutím jediného člověka. Doporučen je alespoň tříčlenný hodnoticí panel, v němž mohou být zastoupeni například pracovníci HR, jednotlivých provozů nebo odborové organizace.

„Doporučujeme vytvořit hodnoticí panel, aby hodnocení nedělala jedna osoba. Pouze ve skupině a v diskusi můžete dojít k co nejlepšímu řešení,“ uvedla Mgr. Pospíšilová. Jako vhodný postup popsala situaci, kdy stejnou pracovní pozici nejprve samostatně ohodnotí například tři lidé a následně společně porovnají, proč u jednotlivých kritérií dospěli k rozdílnému bodování.

Použití KAHOP nebude povinné. Zaměstnavatel může využívat vlastní gradingový či hodnoticí systém, pokud bude odpovídat požadavkům právní úpravy a bude založen na objektivních a nediskriminačních kritériích.

„Předepsaná ani povinná metodika není. Firma si může zvolit jakoukoli metodiku, která splňuje požadavky směrnice. U starších metodik je ale potřeba ověřit, zda obsahují všechna požadovaná kritéria,“ doplnila Mgr. Pospíšilová.

Ve Vyškově začali od základů

Praktickou zkušenost vodárenské společnosti představil Ing. Procházka z Vodovodů a kanalizací Vyškov. Firma se rozhodla nečekat na dokončení české legislativy a svůj systém odměňování začala měnit s předstihem.

Historicky měla velmi obecný seznam profesí. Pod označeními jako „referent“ či „technický pracovník“ se skrývaly činnosti s výrazně odlišnou složitostí a odpovědností. Spolu s individuálními rozhodnutími vedoucích a tlakem trhu práce se tak mzdy uvnitř některých profesí postupně výrazně rozešly. U pozice referenta například činil rozdíl mezi nejnižší a nejvyšší základní mzdou přibližně 26 tisíc korun. „Podobné rozdíly existovaly téměř ve všech početnějších profesích. To nás vedlo k rozhodnutí systém zásadně změnit,“ popsal Ing. Procházka.

Společnost proto systém přestavěla od základů. Z původních zhruba dvanácti profesí vzniklo 38 konkrétnějších pracovních pozic. U některých byly vytvořeny úrovně junior a senior s jasnějšími kritérii a základní mzdy zaměstnanců byly v jednotlivých skupinách dorovnány. „Mohli jsme pouze administrativně popsat stávající systém tak, aby formálně vypadal v pořádku, nebo provést jen částečné úpravy. Rozhodli jsme se ale začít znovu od základů. Přiznali jsme si, že systém není ideální a že během třiceti let vznikly rozdíly, které už není možné dlouhodobě udržovat,“ uvedl Ing. Procházka.

Kvalitativní odměna zůstala zachována jako nástroj vedoucích zaměstnanců, zároveň však s důrazem na jasnější pravidla a zdůvodnění jednotlivých rozhodnutí.

Začít lze už dnes

Z jednotlivých vystoupení vyplynulo společné doporučení: zaměstnavatelé by neměli s přípravou čekat až na okamžik, kdy budou všechny nové povinnosti účinné.

Prvním krokem může být kontrola, zda firma má aktuální popisy pracovních míst, zda dokáže jednotlivé práce objektivně porovnat, podle jakých pravidel stanovuje základní i proměnné složky odměny a zda tato pravidla zaměstnanci znají.

Nová pravidla totiž nejsou pouze otázkou budoucích reportů. Zaměstnavatele povedou především k tomu, aby přesněji popsali principy, na nichž jejich vlastní systém odměňování stojí, a byli schopni je srozumitelně vysvětlit a doložit.